Usina Ester utiliza ferramenta que sistematiza gestão de contratos e documentação de terceiros

Fundada em 1898, a Ester Agroindustrial é uma das mais antigas usinas de açúcar do Estado de São Paulo em atividade e um marco de desenvolvimento da região de Cosmópolis. Conhecida pelo alto padrão de qualidade de seus processos produtivos, especialmente do etanol neutro, possui laboratórios equipados e pessoal capacitado para assegurar um rigoroso controle e monitoramento de seus produtos.

Na safra 2021/22 a unidade esmagou cerca 1,7 milhões de toneladas de cana, produzindo 2,264 mil sacas de 50kg de açúcar e 67.6 milhões de litros de etanol e espera bater todas essas marcas na safra vigente. A direção da empresa aposta na tecnologia para maximizar seus resultados produtivos, não somente nas áreas industriais e agrícolas, mas também na administrativa. Desde a safra passada a usina faz uso de uma solução revolucionária desenvolvida pela Vertech que sistematiza o processo de documentação de terceiros: o GDT.

Atuando há 21 anos na usina, a supervisora de gestão de contratos e controle, Keila Simoni, conta que o GDT foi implantado no início da safra 2021/22 com o objetivo de se obter um melhor controle na documentação de terceiros, principalmente para a área agrícola. “Para se ter uma ideia, só em contratos de safra, que é um período maior, tínhamos cerca de 40 prestadores de serviço. Por isso, controlar esses documentos e integrá−los com outros departamentos estava sobrecarregando nosso tempo operacional, além dos riscos na averiguação da saúde financeira de cada um”, comenta.

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Outro risco iminente, segundo Simoni, estava na gestão e no controle de todas as obrigações acessórias, documentos e contratos de empresas prestadoras de serviços e seus funcionários, em atendimento à LEI Nº 13429 de 31/03/2017. “O uso do GDT minimizou os riscos com ações trabalhistas, previdenciárias e fiscais decorrentes da responsabilidade da empresa como contratante”, destaca.

Inicialmente, a ferramenta foi utilizada para prestadores voltados à área agrícola (CTT), mas diante dos bons resultados foi estendido para outras áreas. “Decidimos estender o uso também para a entressafra levando em consideração a quantidade de terceiros que prestam serviços para reposição de equipamentos e manutenção industrial. Agora todos os setores têm acesso ao sistema, incluindo o departamento jurídico e os usuários−chave para tomada de decisão nestas áreas”.

Para Cleiton Barbieri, coordenador de torre de controle, o GDT chegou em um momento oportuno e se destacou na integração. “A ferramenta chegou e integrou todas as áreas. Sem falar na forma fácil de se usar”, celebra.

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O GDT tem duas interfaces distintas, uma para a usina e outra para os terceiros. No processo do sistema, são as empresas terceiras que se cadastram, assim como seus funcionários, veículos e máquinas, e digitaliza seus documentos para salvá−los no sistema que armazena na nuvem. Assim, explica Barbieri, mediante uma prévia análise a ser aprovada ou não pela usina, com isso o terceiro dá continuidade ao registro do funcionário e o sistema relaciona os documentos necessários de acordo com o cargo ligado a ele.

No sistema os documentos são facilmente localizados, através de pesquisa. Também é possível controlar os vencimentos dos documentos e contratos, gerando e−mails e avisos aos gestores responsáveis para anexar a documentação a vencer e vencidos.

“Isso otimizou muito o tempo do nosso time, integrando todo o processo em único local”, afirma Barbieri.

Esta matéria faz parte da edição de junho do JornalCana. Para ler, clique AQUI!