Sistemas Integrados de Gestão

Certificadas ou não pelas Normas ISO séries 9000 ou 14000 (na verdade, isso é indiferente), milhares de empresas em todo o mundo estão descobrindo que os seus Sistemas da Qualidade também podem ser utilizados como base para o tratamento eficaz das questões relativas ao Meio Ambiente e Saúde no Trabalho (SST), com ênfase na redução de custos. No Brasil esta forma de trabalho também está começando a tomar forma e algumas usinas de açúcar já estão se preparando para reduzir drasticamente seus custos através de Sistemas Integrados de Gestão preparando-se para a competitividade que o mercado de açúcar e álcool está exigindo cada vez mais.

Com a publicação das normas internacionais ISO série 14000, sobre Sistemas de Gestão Ambiental, e da norma britânica BS 8800, sobre Sistemas de Gestão da SST, essa utilização do Sistema da Qualidade ficou muito facilitada. Tanto a norma ISO 14001 como a BS 8800 foram feitas, propositalmente, para serem “acopladas” aos sistemas baseados na ISO 9000 (inclusive na nova versão 2000) – incluindo-se aí a QS-9000, norma mais ampla que as da série ISO 9000 e específica para fornecedores do setor automotivo.

Os SIGs – Sistemas Integrados de Gestão, têm contemplado a integração dos processos de Qualidade com os de Gestão Ambiental e/ou com os de Segurança e Saúde no Trabalho, dependendo das características, atividades e necessidades da organização.

Com a crescente pressão nas usinas para se fazer mais com menos, algumas delas estão vendo a integração dos Sistemas de Gestão como uma excelente oportunidade para reduzir custos, ao invés do desenvolvimento e manutenção de sistemas separados, ou de inúmeros programas e ações que, na maioria das vezes, se superpõem e acarretam gastos desnecessários.

Hoje em dia, está cada vez mais difícil e dispendioso manter 3 sistemas separados (Qualidade, Meio Ambiente e SST), tanto para uma empresa com 35 funcionários como para uma grande multinacional. Além disso, está ficando cada vez mais evidente que não faz muito sentido ter procedimentos similares para os processos de planejamento, treinamento, controle de documentos e dados, aquisição, auditorias internas, análise crítica etc.

Não é raro, ouvirmos de alguns funcionários de usinas que mantém vários Sistemas não integrados a seguinte pergunta – “E agora chefe, de qual reunião ou treinamento eu devo participar? Recebi convocação para reunião de qualidade, outra de segurança, outra de meio ambiente, outra de boas práticas, outra de…..

Quando eu vou ter tempo para realizar as atividades no meu setor?”

Quando ocorre o fato acima, está na hora de repensar os sistemas e , principalmente verificar se a relação “custo/benefício” não está mais para custo que para benefício. Falando nisso, as empresas mais competitivas consideram qualidade como investimento e não como custo. Custo é não ter qualidade em seus produtos ou serviços, ter que receber açúcar devolvido dos clientes por falta de qualidade e não conseguir os mesmos índices das usinas concorrentes da mesma região. Isso vale para os dados da indústria e também para os agronômicos.

Talvez o principal argumento que tem compelido as empresas a integrar os processos de Qualidade, Meio Ambiente e de Segurança e Saúde no Trabalho é o efeito positivo que um SIG – Sistema Integrado de Gestão – pode ter sobre os funcionários. As metas de produtividade, progressivamente mais desafiadoras, requerem que as usinas maximizem sua eficiência. Múltiplos sistemas de gestão, onde somente um bastaria, são ineficientes, difíceis de administrar e difíceis de obter o efetivo envolvimento das pessoas, que invariavelmente questionam “ou nós damos prioridade à produção de cana, de açúcar e de álcool, ou nos envolvemos com todos esses sistemas”. No nosso modo de ver, é muito mais simples obter a cooperação dos funcionários para um único sistema do que para 3 sistemas separados. Além do mais, a sinergia gerada pelo SIG tem levado as organizações a atingir melhores níveis de desempenho, a um custo global muito menor.

O inevitável comparativo entre as usinas de açúcar.

Os grandes compradores de açúcar( indústrias de alimentos, refrigerantes, etc) , cooperativas e demais entidades interessadas já possuem métodos para comparar as diversas usinas, seja através de auditorias ou através de determinação do índice de atendimento ao cliente( Diferencial de Serviços).

As usinas que não obtiverem um razoável classificação neste “ranking”, não terão muito tempo para atender aos critérios exigidos e se manter no mercado.

As recentes regulamentações relacionadas a segurança na produção de alimentos, bem como o aumento das exigências dos clientes, tem provocado a necessidade de profundas adequações nas usinas de açúcar visando sua transformação em indústria de alimentos. Essa transformação somente é conseguida através da adoção de processos de gestão da Qualidade Total.

A Gestão da Qualidade Total consiste na adoção e implantação de um conjunto de princípios, métodos e sistemas que contribuem não só para a transformação da usina em indústria de alimentos como também, na redução dos custos, melhoria da produtividade e da segurança do produto, do patrimônio e das pessoas envolvidas em toda a cadeia produtiva.

A figura acima demonstra a integração entre os princípios, sistema e métodos que somados dão suporte para a Gestão pela Qualidade Total.

A base para a formação da cultura da qualidade é conseguida através das práticas do HOUSEKEEPING (5S´s) a qual tem como principal objetivo a adoção de práticas de organização, limpeza e disciplina na conservação e manutenção dessas práticas. Na Padronização de procedimentos / rotinas, de materiais e de equipamentos e instrumentos, obtém-se o referencial para a determinação dos padrões de produção e de qualidade dos processos, produtos e serviços. Os Sistemas de Gestão são os modelos, consagrados e aceitos internacionalmente, onde são definidos os requisitos e práticas que garantem a Gestão efetiva da Qualidade ( ISO 9000 ) do Meio Ambiente ( ISO 14000 ) e da Saúde e Segurança no Trabalho ( OHSAS 18000 ), sendo recomendada a implementação integrada dos mesmos, contribuindo assim para a racionalização dos procedimentos, controles e custos de gestão de um modo geral. Os princípios e práticas relacionadas à Segurança de Alimentos além de atender a legislação específica, tem por finalidade garantir a integridade dos alimentos quanto a contaminação bacteriológica e/ou por produtos estranhos. A Segurança dos alimentos é conseguida mediante a adoção de Boas Práticas de Fabricação –BPF, Análise de Perigos e Pontos Críticos de Controle – APPCC e Manejo Integrado de Pragas – MIP. A adoção / aplicação dos princípios, práticas e sistemas mencionados está atrelada ao atendimento dos Requisitos Regulamentares que consistem no conjunto de regulamentos, portarias e demais leis que regulamentam a produção, manipulação, comercialização e distribuição de alimentos.

O programa Qualidade de serviços ( ranking das usinas), foi desenvolvido com base nos princípios acima mencionados e também nos requisitos do mercado consumidor de açúcar, em especial às indústrias que utilizam o açúcar como matéria-prima, com o objetivo de promover a adequação das unidades cooperadas aos requisitos de Indústrias de Alimentos, e portanto a uma nova realidade.

Outros benefícios

Como todos sabem, legislação ambiental e as NRs – Normas Regulamentadoras de Segurança e Medicina do Trabalho, entre outros requisitos legais, obrigam as usinas e destilarias a implementar inúmeros programas, atividades e serviços, como o PPRA – Programa de Prevenção de Riscos Ambientais, o PCMSO – Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional, a CIPA, o SESMT, o programa de Atendimento a Emergências, e muito mais. Fora todas essas obrigações, as organizações de grande porte devem também desenvolver programas corporativos, em suas várias unidades operacionais.

Via de regra, tanto os programas exigidos pela legislação como os programas corporativos são implementados de forma isolada, com pouca participação de outras pessoas além dos especialistas em Meio Ambiente e SST, bem como não são adequadamente sistematizados nem “amarrados” através de um verdadeiro Sistema de Gestão.

Para a usina que tem um Sistema da Qualidade corretamente implantado e que pretende agregar valor a ele estendendo-o às questões ambientais e de SST, os SIGs – Sistemas Integrados de Gestão – são uma excelente oportunidade para sanar todos esses problemas – incluindo-se aí a identificação e o acesso estruturado aos requisitos legais e a outros requisitos subscritos pela organização.

Quando as usinas precisam medir sua competitividade através de Indicadores de Qualidade e Produtividade nas áreas agrícola, industrial, automotiva e administrativa, os Sistemas Integrados de Gestão facilitam o estabelecimento desses Indicadores de forma que o empresário possa comparar seus números com o mercado e tomar as ações necessárias.

Conclusão

Há pouco tempo, poucas empresas acreditavam na integração dos Sistemas de Gestão. Hoje, na era da globalização, com as normas internacionais ISO 9000, ISO 14000 e BS 8800, essa integração é irreversível, para milhares de empresas européias, norte-americanas e também brasileiras.

Benefícios concretos podem ser obtidos com os SIGs (Sistemas Integrados de Gestão)

Redução de custos (com certificações, auditorias internas, treinamentos, etc

Simplificação da documentação (manuais, procedimentos, instruções de trabalho e registros)

Atendimento estruturado e sistematizado à legislação (ambiental, PPRA, PCMSO, CIPA, Food Safety, etc)

Redução em honorários a consultorias, uma vez que uma única e competente prestadora de serviços pode atuar em todos os sistemas.

Utilização das normas ISO como fator de redução de custos.

Aumento da motivação dos funcionários pela redução de acidentes e melhor relacionamento com a comunidade pela atenção dada à questão ambiental.

Criação de indicadores de desempenho (qualidade e produtividade)

No caso das usinas de açúcar e destilarias, não podemos deixar de destacar que , com os SIGs, as questões relacionadas ao meio ambiente e à segurança e saúde dos trabalhadores ganham, finalmente, a devida e necessária importância que devem ter.

Nestor Carlos de Oliveira é consultor em Qualidade para Usinas, Professor

de Pós Graduação em Meio Ambiente/Qualidade e Presidente do CTEQ.

Web site: www.cteq.com.br