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Sistema revoluciona a gestão de documentação de terceiros na Usina Ferrari

Henrique Caram, especialista de RH da unidade explica como

Graças as mudanças na legislação trabalhista, a terceirização de serviços veio pra ficar

A terceirização veio mesmo para ficar ainda mais após as atuais reformas trabalhistas que flexibilizaram o modelo de contratação. A maioria das usinas de cana precisa contratar centenas de profissionais terceirizados a cada nova safra. Isso porque ao contratar profissionais terceirizados, que são especializados em suas áreas, as unidades produtoras buscam aumentar sua produtividade e reduzir seus custos. Porém, é preciso ressaltar que o ganho de qualidade e custo que a usina obtém com terceirização pode ser comprometido se a gestão da documentação de terceiros não for feita adequadamente.

Os riscos, assim como os prejuízos, são grandes. Se as empresas e profissionais terceirizados não se enquadrarem nos requisitos necessários, a usina pode sofrer autuações que incorrem em multas e processos trabalhistas e previdenciários que afetam significativamente o caixa da usina — ainda mais em tempos de crise econômica e sanitária. Seja como for, a área de Recursos Humanos precisa estar pronta para evitar esse tipo de problema.

Um exemplo bem-sucedido na execução da gestão da documentação de terceiros encontra-se na Usina Ferrari, de Pirassununga (SP). O departamento de Recursos Humanos tem obtido excelentes resultados na tramitação das documentações das contratações terceirizadas. O responsável pela área conta como a implantação de um sistema específico revolucionou a gestão da documentação.

Os desafios da Usina Ferrari na gestão da documentação de terceiros
Na Usina Ferrari a demanda de contratação de terceiros é alta, principalmente para transporte de cana

Especialista de Recursos Humanos da Usina Ferrari há alguns anos, Henrique Ablla Caram informa que a unidade produtora possui uma alta demanda de contratação de colaboradores terceirizados. “Nossa demanda por terceiros é grande. Por exemplo, nosso transporte de cana é todo terceirizado à algumas empresas. Além disso, na entressafra também contratamos vários terceiros. E sempre foi uma preocupação saber e registrar detalhes importantes. Se as empresas contratadas têm respaldo legal, se tem toda documentação necessária. Algo que se tornou um grande desafio para nós”, explica Caram.

Qual foi a solução eficiente para a gestão da documentação de terceiros?
Caram, especialista em RH da Usina Ferrari

Henrique Ablla Caram, especialista de Recursos Humanos da Usina Ferrari, conta que para encontrar uma solução eficiente diante do desafio relacionado à gestão de documentação de terceiros ele foi buscar no mercado de ferramenta tecnológicas um sistema que atendesse ao desafio do alto volume de contratações terceirizadas feitas pela usina.

Além disso, o especialista de Recursos Humanos da Ferrari oferece mais detalhes. “Precisávamos de um sistema para a gestão de documentação de terceiros que fosse simples e funcional. Isso se enquadraria na cultura da Usina Ferrari que busca simplicidade nas soluções. Após avaliar vários softwares encontramos o GDT, desenvolvido pela Vertech e disponibilizado ao mercado pela Pró-Usinas. Foi o que melhor nos atendeu”.

O GDT é totalmente Saas, portanto funciona como um serviço via web, que automatiza o fluxo de cadastro, auditoria e validações, cabendo aos terceiros a tarefa de alimentar as informações e documentos no sistema. Henrique Caram, lista outras razões pelas quais a Ferrari escolheu o GDT. “Ele é intuitivo tanto para nós quanto para os prestadores de serviços, que anexam os documentos exigidos, o que é fundamental. Depois que o terceirizado anexa as documentações no formato adequado, nossa equipe consegue validar a documentação com facilidade. Isso torna o processo muito fluido e eficiente”, garante.

Solução tem baixo custo e customização que se enquadra com perfeição

Ainda sobre as vantagens do GDT como ferramenta para a gestão de documentação de terceiros, Caram ressalta outras qualidades importantes, bem como a qualidade de atendimento . “O atendimento é ótimo. Outro detalhe que chama a atenção é a customização que se encaixou perfeitamente às nossas necessidades. Outro ponto importante, talvez o principal deles é o custo. O valor é bem acessível diante do desafio que é gerir a documentação de terceiros”, avalia Caram.

Nesse sentido, a equipe de especialistas da Pró-Usinas explica que uma das razões do baixo custo do GDT é que ele é um software web, desenvolvido com as mais modernas técnicas de programação e segurança. Este recurso permite que o cliente acesse o software de qualquer local onde exista conexão com a internet. Ao passo que, por ser web, não é necessário realizar nenhum investimento em infraestrutura para instalação nos computadores que utilizarão a ferramenta, basta acessar o link do sistema no browser de preferência.

Processo simplificado deixa gestão da documentação eficiente para contratante e contratados
Tela de aprovação ou rejeição de documentos no GDT

A equipe de especialistas conta os detalhes que tornam o processo simplificado. “Com o contrato assinado da empresa prestadora em mãos, a usina cadastra e armazena no sistema o contrato digitalizado. Ao passo que ao cadastrar a empresa contratada, ela recebe um e-mail com usuário e senha para ela cadastrar seus funcionários e anexar todos os documentos digitalizado no GDT, bem como as notas fiscais de faturamento em pdf e ou xml”.
Além disso, no painel de controle do sistema, os gestores de forma resumida e colorida identificam o que tem para aprovar ou o que foi rejeitado, os documentos prestes à vencer com 15 dias ou menos e os já vencidos que necessitam aprovação.

Confira as principais funcionalidades do sistema
  • Cadastro de documentos e grupos de responsáveis (aprovadores);
  • Cadastro de empresas, usuários, empregados;
  • Download ou visualização de documentos anexado para análise, aprovação ou rejeição;
  • Notifica o terceiro por e-mail em caso de rejeição de documentos, de documentos vencendos e vencidos;
  • Guarda o histórico dos documentos anexados e aprovados;
  • Mantem um cadastro de contratos e aditivos e controla os vencimentos;
  • Relatórios de empresas e empregados com documentos vencidos;
  • Ferramenta nativa que possibilita que os usuários configurem relatórios com diversas visualizações;
  • Logs (históricos) de aprovações e rejeições de documentos;
  • Possibilita a exportação de relatórios para planilha Excel.
  • Pré-cadastro – processo para aprovação do cadastro do empregado do terceiro.
  • Auditoria nos veículos de terceiros.
Como conhecer mais sobre o GDT by Pró-Usinas e fazer uma avaliação?

Para conhecer por completo as vantagens e funcionalidades do sistema os interessados podem contatar a equipe de especialistas da Pró-Usinas através do WhatsApp 55 16 98102-5222 ou pelo e-mail [email protected]

Esta matéria faz parte da Edição 321 do JornalCana. Para conferir, clique AQUI.

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