Sistema revoluciona a gestão de documentação de terceiros na Usina Ferrari

A terceirização veio mesmo para ficar ainda mais após as atuais reformas trabalhistas que flexibilizaram o modelo de contratação. A maioria das usinas de cana precisa contratar centenas de profissionais terceirizados a cada nova safra. Isso porque ao contratar profissionais terceirizados, que são especializados em suas áreas, as unidades produtoras buscam aumentar sua produtividade e reduzir seus custos. Porém, é preciso ressaltar que o ganho de qualidade e custo que a usina obtém com terceirização pode ser comprometido se a gestão da documentação de terceiros não for feita adequadamente.

Os riscos, assim como os prejuízos, são grandes. Se as empresas e profissionais terceirizados não se enquadrarem nos requisitos necessários, a usina pode sofrer autuações que incorrem em multas e processos trabalhistas e previdenciários que afetam significativamente o caixa da usina — ainda mais em tempos de crise econômica e sanitária. Seja como for, a área de Recursos Humanos precisa estar pronta para evitar esse tipo de problema.

Um exemplo bem-sucedido na execução da gestão da documentação de terceiros encontra-se na Usina Ferrari, de Pirassununga (SP). O departamento de Recursos Humanos tem obtido excelentes resultados na tramitação das documentações das contratações terceirizadas. O responsável pela área conta como a implantação de um sistema específico revolucionou a gestão da documentação.

Os desafios da Usina Ferrari na gestão da documentação de terceiros

Especialista de Recursos Humanos da Usina Ferrari há alguns anos, Henrique Ablla Caram informa que a unidade produtora possui uma alta demanda de contratação de colaboradores terceirizados. “Nossa demanda por terceiros é grande. Por exemplo, nosso transporte de cana é todo terceirizado à algumas empresas. Além disso, na entressafra também contratamos vários terceiros. E sempre foi uma preocupação saber e registrar detalhes importantes. Se as empresas contratadas têm respaldo legal, se tem toda documentação necessária. Algo que se tornou um grande desafio para nós”, explica Caram.

Qual foi a solução eficiente para a gestão da documentação de terceiros?

Henrique Ablla Caram, especialista de Recursos Humanos da Usina Ferrari, conta que para encontrar uma solução eficiente diante do desafio relacionado à gestão de documentação de terceiros ele foi buscar no mercado de ferramenta tecnológicas um sistema que atendesse ao desafio do alto volume de contratações terceirizadas feitas pela usina.

Além disso, o especialista de Recursos Humanos da Ferrari oferece mais detalhes. “Precisávamos de um sistema para a gestão de documentação de terceiros que fosse simples e funcional. Isso se enquadraria na cultura da Usina Ferrari que busca simplicidade nas soluções. Após avaliar vários softwares encontramos o GDT, desenvolvido pela Vertech e disponibilizado ao mercado pela Pró-Usinas. Foi o que melhor nos atendeu”.

O GDT é totalmente Saas, portanto funciona como um serviço via web, que automatiza o fluxo de cadastro, auditoria e validações, cabendo aos terceiros a tarefa de alimentar as informações e documentos no sistema. Henrique Caram, lista outras razões pelas quais a Ferrari escolheu o GDT. “Ele é intuitivo tanto para nós quanto para os prestadores de serviços, que anexam os documentos exigidos, o que é fundamental. Depois que o terceirizado anexa as documentações no formato adequado, nossa equipe consegue validar a documentação com facilidade. Isso torna o processo muito fluido e eficiente”, garante.