Saiba como a Cerradão viabiliza sua contratação de terceiros

Empurrada pelo crescimento da produção de cana-de-açúcar, a Usina Cerradão, de Frutal (MG) encontrou nessa safra maneiras de moer acima da capacidade e com excelentes índices de eficiência. Além disso, a unidade cultiva processos de gestão administrativa excelentes. A Cerradão viabiliza sua contratação de terceiros através de um sistema revolucionário que economiza tempo e dinheiro.

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Glauber Daniel Ribeiro, encarregado de Recursos Humanos da usina conta em detalhes. “Reduzimos significativamente nossos custos no processo de contratação de terceiros utilizando o GDT. Nele conseguimos fazer toda a gestão de compliance dos terceiros, verificando se estão com a documentação correta, pagando as guias em dia, recolhendo os encargos trabalhistas e se estão em dia com as NRs”.

Ribeiro informa que o sistema é eficiente no controle de integração e na gestão de entrada dos terceirizados na usina. “Conjugamos o GDT a outro sistema que controla nossas catracas. Assim, quando o terceirizado está com a documentação conferida e integrada, é possível conferirem na portaria se ele está com tudo em dia e se ele pode adentrar na empresa”, explica.

Seguindo com os detalhes, o encarregado de RH da Cerradão descreve que há duas etapas no sistema: “Primeiro, o terceirizado se cadastra no sistema. Depois, o habilitamos para enviar suas documentações. Nisso, é possível parametrizar quais são os grupos de usuários da usina que podem aprova-lo. Por exemplo, se é os departamentos de Recursos Humanos ou Segurança do Trabalho ou ainda o da Medicina. Uma vez identificado, o responsável aprova”.

Ribeiro conclui informando que feito o upload da documentação e com tudo conferido é possível agendar as integrações e adicioná-las ao calendário da usina. Então os terceirizados são recebidos ao longo da semana para prestarem seus serviços.

O GDT é totalmente Saas, portanto funciona como um serviço via web, que automatiza o fluxo de cadastro, auditoria e validações, cabendo aos terceiros a tarefa de alimentar as informações e documentos no sistema. É altamente intuitivo tanto para a usina quanto para os prestadores de serviços. O valor é bem acessível diante do desafio que é gerir a documentação de terceiros.

Nesse sentido, a equipe de especialistas da Pró-Usinas explica que uma das razões do baixo custo do GDT é que ele é um software web, desenvolvido com as mais modernas técnicas de programação e segurança. Este recurso permite que o cliente acesse o software de qualquer local onde exista conexão com a internet. Ao passo que, por ser web, não é necessário realizar nenhum investimento em infraestrutura para instalação nos computadores que utilizarão a ferramenta, basta acessar o link do sistema no browser de preferência.

Processo simplificado deixa gestão da documentação eficiente para contratante e contratados

A equipe de especialistas conta os detalhes que tornam o processo simplificado. “Com o contrato assinado da empresa prestadora em mãos, a usina cadastra e armazena no sistema o contrato digitalizado. Ao passo que ao cadastrar a empresa contratada, ela recebe um e-mail com usuário e senha para ela cadastrar seus funcionários e anexar todos os documentos digitalizado no GDT, bem como as notas fiscais de faturamento em pdf e ou xml”.
Além disso, no painel de controle do sistema, os gestores de forma resumida e colorida identificam o que tem para aprovar ou o que foi rejeitado, os documentos prestes à vencer com 15 dias ou menos e os já vencidos que necessitam aprovação.

Confira as principais funcionalidades do sistema

• Cadastro de documentos e grupos de responsáveis (aprovadores);
• Cadastro de empresas, usuários, empregados;
• Download ou visualização de documentos anexado para análise, aprovação ou rejeição;
• Notifica o terceiro por e-mail em caso de rejeição de documentos, de documentos vencendos e vencidos;
• Guarda o histórico dos documentos anexados e aprovados;
• Mantem um cadastro de contratos e aditivos e controla os vencimentos;
• Relatórios de empresas e empregados com documentos vencidos;
• Ferramenta nativa que possibilita que os usuários configurem relatórios com diversas visualizações;
• Logs (históricos) de aprovações e rejeições de documentos;
• Possibilita a exportação de relatórios para planilha Excel.
• Pré-cadastro – processo para aprovação do cadastro do empregado do terceiro.
• Auditoria nos veículos de terceiros.

Como conhecer mais sobre o GDT by Pró-Usinas e fazer uma avaliação?

Para conhecer por completo as vantagens e funcionalidades do sistema os interessados podem contatar a equipe de especialistas da Pró-Usinas através do WhatsApp 55 16 98102-5222 ou pelo e-mail prousinas@procana.com.br.