Empurrada pelo crescimento da produção de cana-de-açúcar, a Usina Cerradão, de Frutal (MG) encontrou nessa safra maneiras de moer acima da capacidade e com excelentes índices de eficiência. Além disso, a unidade cultiva processos de gestão administrativa excelentes. A Cerradão viabiliza sua contratação de terceiros através de um sistema revolucionário que economiza tempo e dinheiro.
DESTAQUE > Sistema revoluciona a gestão de documentação de terceiros na Usina Ferrari
Glauber Daniel Ribeiro, encarregado de Recursos Humanos da usina conta em detalhes. “Reduzimos significativamente nossos custos no processo de contratação de terceiros utilizando o GDT. Nele conseguimos fazer toda a gestão de compliance dos terceiros, verificando se estão com a documentação correta, pagando as guias em dia, recolhendo os encargos trabalhistas e se estão em dia com as NRs”.
Ribeiro informa que o sistema é eficiente no controle de integração e na gestão de entrada dos terceirizados na usina. “Conjugamos o GDT a outro sistema que controla nossas catracas. Assim, quando o terceirizado está com a documentação conferida e integrada, é possível conferirem na portaria se ele está com tudo em dia e se ele pode adentrar na empresa”, explica.
Seguindo com os detalhes, o encarregado de RH da Cerradão descreve que há duas etapas no sistema: “Primeiro, o terceirizado se cadastra no sistema. Depois, o habilitamos para enviar suas documentações. Nisso, é possível parametrizar quais são os grupos de usuários da usina que podem aprova-lo. Por exemplo, se é os departamentos de Recursos Humanos ou Segurança do Trabalho ou ainda o da Medicina. Uma vez identificado, o responsável aprova”.
Ribeiro conclui informando que feito o upload da documentação e com tudo conferido é possível agendar as integrações e adicioná-las ao calendário da usina. Então os terceirizados são recebidos ao longo da semana para prestarem seus serviços.
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O GDT é totalmente Saas, portanto funciona como um serviço via web, que automatiza o fluxo de cadastro, auditoria e validações, cabendo aos terceiros a tarefa de alimentar as informações e documentos no sistema. É altamente intuitivo tanto para a usina quanto para os prestadores de serviços. O valor é bem acessível diante do desafio que é gerir a documentação de terceiros.
Nesse sentido, a equipe de especialistas da Pró-Usinas explica que uma das razões do baixo custo do GDT é que ele é um software web, desenvolvido com as mais modernas técnicas de programação e segurança. Este recurso permite que o cliente acesse o software de qualquer local onde exista conexão com a internet. Ao passo que, por ser web, não é necessário realizar nenhum investimento em infraestrutura para instalação nos computadores que utilizarão a ferramenta, basta acessar o link do sistema no browser de preferência.
Processo simplificado deixa gestão da documentação eficiente para contratante e contratados
A equipe de especialistas conta os detalhes que tornam o processo simplificado. “Com o contrato assinado da empresa prestadora em mãos, a usina cadastra e armazena no sistema o contrato digitalizado. Ao passo que ao cadastrar a empresa contratada, ela recebe um e-mail com usuário e senha para ela cadastrar seus funcionários e anexar todos os documentos digitalizado no GDT, bem como as notas fiscais de faturamento em pdf e ou xml”.
Além disso, no painel de controle do sistema, os gestores de forma resumida e colorida identificam o que tem para aprovar ou o que foi rejeitado, os documentos prestes à vencer com 15 dias ou menos e os já vencidos que necessitam aprovação.
Confira as principais funcionalidades do sistema
- Cadastro de documentos e grupos de responsáveis (aprovadores);
- Cadastro de empresas, usuários, empregados;
- Download ou visualização de documentos anexado para análise, aprovação ou rejeição;
- Notifica o terceiro por e-mail em caso de rejeição de documentos, de documentos vencendos e vencidos;
- Guarda o histórico dos documentos anexados e aprovados;
- Mantem um cadastro de contratos e aditivos e controla os vencimentos;
- Relatórios de empresas e empregados com documentos vencidos;
- Ferramenta nativa que possibilita que os usuários configurem relatórios com diversas visualizações;
- Logs (históricos) de aprovações e rejeições de documentos;
- Possibilita a exportação de relatórios para planilha Excel.
- Pré-cadastro – processo para aprovação do cadastro do empregado do terceiro.
- Auditoria nos veículos de terceiros.
Como conhecer mais sobre o GDT by Pró-Usinas e fazer uma avaliação?
Para conhecer por completo as vantagens e funcionalidades do sistema os interessados podem contatar a equipe de especialistas da Pró-Usinas através do WhatsApp 55 16 98102-5222 ou pelo e-mail [email protected].
