Com o intuito de promover a governança e garantir o compliance às exigências da SAP, a Jalles contou com a consultoria e expertise da SoftwareOne, companhia líder em soluções de softwares e tecnologia de nuvem e serviços, para otimizar o uso do licenciamento do seu ERP da SAP.
De acordo com o gerente de Contas da SoftwareOne, Vinicius Baden, o projeto ocorreu com uma antecedência de três meses para a auditoria anual da SAP de 2022, à qual a Jalles seria submetida.
“A auditoria visa avaliar se o uso da tecnologia dentro da empresa está correto e dentro dos padrões desejados, além de verificar se existe a possibilidade de gastos adicionais em casos de equívocos. Desta forma, nosso trabalho era realizar uma criteriosa revisão para a otimização dos contratos da Jalles com a SAP, entender o consumo da companhia dentro dessa tecnologia e orientá-los com relação aos melhores modelos de licenciamento, focando na otimização de custos, atendimento ao compliance e governança de seu ambiente SAP”, explica.
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Para que o trabalho fosse concluído no curto espaço de tempo necessário e os resultados entregues dentro do prazo estipulado, Baden destaca que os grandes diferenciais de sucesso do projeto foram a expertise dos consultores da SoftwareOne, com profundo conhecimento das linhas de licenciamentos da SAP, bem como de suas regras contratuais e utilização de ferramentas adequadas, além do grande engajamento da equipe do cliente em responder às demandas do projeto.
“Isso possibilitou que, em apenas 45 dias, apresentássemos maior visibilidade à Jalles, para que no restante do tempo eles tomassem as ações necessárias para adoção das melhores práticas e aperfeiçoamento do compliance”, esclarece o executivo.
Benefícios para além da auditoria SAP
Baden revela que durante o processo de advisory foram identificados pontos de ajustes no licenciamento utilizado, os quais, com orientação da SoftwareOne, puderam ser otimizados pela Jalles.
O executivo destaca ainda que por meio deste projeto foi possível visualizar uma quantidade maior de um tipo de licença de custo mais alto, utilizada pela maioria dos usuários. Desta forma, a orientação do time de especialistas foi de readequar o uso dessas licenças, balanceando a utilização dos usuários entre licenças SAP de maiores e menores funcionalidades, de acordo com o perfil de regra de negócio de cada usuário.
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Essa readequação, preservou as necessidades de negócio da empresa e trouxe ganhos financeiros, aperfeiçoamento do compliance, governança e maturidade sobre os ativos de software do fabricante SAP dentro da companhia Jalles.
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Para o gerente de Tecnologia da Informação na Jalles, Eder Fantini Junqueira, o maior benefício obtido com o processo de advisory foi a visibilidade alcançada da estrutura tecnológica. “Tendo essa visão de gestão da tecnologia dos sistemas e dos contratos, entendemos onde estamos e para onde seguiremos, tomando melhores decisões e administrando a gestão do nosso ambiente com mais maturidade”, afirma.
Governança como o centro da evolução tecnológica
Junqueira revela que a Jalles prioriza a pauta de governança corporativa e tecnológica no dia a dia da empresa desde 2012 e a parceria com a SoftwareOne chegou para fortalecer este propósito da companhia. Por isso, segundo o executivo, contar com uma consultoria externa para garantir um olhar mais detalhado do ambiente tecnológico interno da empresa foi crucial, inclusive para otimizar a governança.
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“Com o profissionalismo da SoftwareOne, conseguimos adequar pontos importantes que impactavam nossa governança, como o contrato com a SAP. O projeto nos permitiu reorganizar esses processos”, explica Junqueira.
Segundo Baden, a governança tornou-se uma questão fundamental, especialmente para grandes corporações como a Jalles, em que é preciso realizar constantemente uma avaliação agnóstica para evitar riscos por quebra de compliance e garantir conformidade e transparência no cumprimento das responsabilidades para com o mercado.
“Hoje, a vertical de governança da SoftwareOne tem como objetivo cooperar para que as empresas absorvam e adotem as melhores práticas de governança de ativos de software. Extrair os melhores benefícios dessa governança possibilita uma visualização concreta do que as empresas estão utilizando de suas tecnologias contratadas, bem como dos custos envolvidos em seu consumo, além da orientação das melhores práticas de adoção, otimização e preservação do compliance. Nossa missão é contribuir para a evolução digital das organizações, para que seus negócios sejam otimizados e alavancados de maneira sustentável”, reforça Baden.
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Planos futuros em andamento
Ainda de acordo com Baden, além do serviço de advisory SAP de licenciamento e contratos prestado à Jalles, já foi realizado outro projeto paralelo de consultoria pontual no mesmo modelo, o assessment de modernização do SAP ECC atual da Jalles para o SAP S/4HANA on Cloud, com o objetivo de entender como o ambiente SAP da companhia poderia ser migrado tanto para a nova versão do ERP da SAP, SAP S/4HANA, quanto para a Cloud pública do provedor AWS.
“Para 2023, temos planos para outros projetos, tanto para a área de governança de ativos de software, quanto para implementações de novas tecnologias SAP, no padrão de cloud que a empresa já vem adotando”, finaliza o executivo.
